Microsoft365とGoogleWorkspaceってどっちを選ぶべき？
グループウェアとは？という話をまず書いた上で、
その2大巨頭が
Googleの出しているGoogleWorkspace（以下、GWS）
と
Microsoftの出しているMicrosoft365（以下、M365）
です。
で、この二つどちらを選んだらいいか？
で皆さん悩むと思います。
私も悩みました。
で、今はGWSを使っています。
これまでの会社員生活の中でM365もGWSも両方とも使ってきたのですが
最初にGWSを選んだのは「なんとなく」でした。
これまであまり真面目にグループウェアについて考えたことがなかったのですが
（そんな暇がなかった）
これまでの経験上、
「使い方がわかりやすくて、直感的なのはGWSの方だなぁ」
と思ったので、とりあえず選んでみてダメだったらM365に切り替えればいいと思っていました。
個人事業主ということで1人ですし、切り替えも容易ですから。
が、結論としてはGWSでよかったと思いますし、よっぽどなことがない限りはこれからもGWSで行くと思います。
何がよかったのか？という点は
・GWSはファイルの共有や、同時更新がしやすくコラボ活動が非常にしやすい点が、今の仕事のスタンスにとてもあっている。
・すべてがオンラインに集約という形で振り切っているので、ファイルの在処が非常に把握しやすい
という感じです。
ただ、M365とGWS、両方使ってみてわかったことなんですが
この２つともグループウェアという同一ジャンルにありながら
コンセプトが全く違います。
この「コンセプトが違う」というのはM365とGWSを比較する上でよく言われることで
私もGoogleはブラウザで全部済ませる。ってことでしょ？ぐらいに思っていましたが
きちんと扱ってみて、その本当の意味がよくわかりました。
この二つのグループウェアを使い分けるポイントは
どっちがいいか？
ではなく
何を求めているか？
です。
機能比較するとしたら、本当にOfficeの普及率ぐらいです。
ただ、この普及率もBOXの台頭によって、問題視されなくなってきたと思います。
何故ここでBOXが出てくるんだ？というのを書くとまた長くなるので
一旦それは置いておいて＾＾；
なので、Office（というかExcel）が使えるか使えないか？
があまり問題にならなくなると機能比較ではどっちもどっちになります。
どっちかでできないことは、しばらくすればアップデートでできるようになりますし、すぐに追いつかれます。
で、ここで出てくる選択基準が「何を求めているか？」になります。
M365については、基本的に今まで通りの事が出来ます。
なので、今までの延長線上で物事を考えることができると思います。
クラウドストレージであるOneDriveも使える一方、
パソコンのローカルファイルも使えます。
なので、今までOfficeを使っていた企業には受け入れやすいと思います。
ただ、これは今までの課題点も引き継ぐという事になります。
ローカルファイルが最新だっけ？サーバーファイルが最新だっけ？
どのファイルがどこにあるんだっけ？
サーバーのファイル構造がおかしい。新しいファイルどこにやった？
このフォルダ誰が作った？
等々です。
GWSはすべてをGoogleドライブ上というかネット上でするというコンセプトになるので
こういった、どのファイルが最新だっけ？どこにあるんだっけ？問題は起きません。
またGoogle得意の検索機能が異常に優秀なため、
ファイルがどこにあっても検索一発で探せます。
これは極端なこと言うと、今までのファイルサーバーのように
フォルダ分けして、階層化してなどせずに
適当にぼんぼん放り込んでもGoogleが探してきてくれるという事になります。
勿論、実態としてGoogleドライブの中をフォルダ分けしないなんてことはないと思いますが、実際にそれができてしまうというのは、ある種のパラダイムシフトだと思います。
この思想を如実に感じたのがKeepと名刺管理の話でした。
名刺管理として有名なsansanというソリューションがありますが
単純に名刺管理をするのであれば、GWSのメモアプリであるKeepで可能です。
どうやるか？というと
・Keepを起動
・名刺の写真を撮る
・名刺のテキストを抽出
・名刺のタグをつける（おまけ）
これでKeepに名刺の情報が記録されます。
時間にして2分ぐらいです。
（ちなみにおんなじことはM365のOneNOTEでも可能です。）
そして、KeepはGWSのアプリなので、例えば企業名で検索をかけると、その企業の名刺をズラっと出してくれます。
名刺の情報を管理するだけならこれだけで問題ないはずです。
そしてここでも先に述べたGoogleのデータ管理のコンセプトが
モロに出ているのがわかると思います。
ここまでの作業ですとKeepにバンバン名刺の写真と文字情報をボンボン放り込んでいるだけなのですが、名刺情報をそこから抽出するということが、
Googleの強力な検索機能で何の問題もなく目的を果たせてしまうわけです。
なので、いちいち階層分けして、フォルダ整理してとか、もうしなくてよくて
「ボンボンデータを放り込んでくれればGoogleが適切に探し出します。
だからそういうデータ整理なんかに時間をかけなくていい。
そこはGoogleがこれから担います。」
という事をGoogleは言っているわけです。
今まで整理整頓に時間をかけていましたが
そこにもう時間をかけなくてもgoogleが探してくる。
そんな世界観を実現しているわけですね。
Googleが創業以来、大事に育ててきた「検索」という機能がここまで強力な武器になるとはさすがにラリー・ペイジも予見していたとは思いませんが、とんでもない武器に成長しました。
また、こういった発想の転換だけでなく、
GWSで実装されているアプリのそのほとんどがシームレスに連動します。
今のKeepの話で続けると
Gmailを開くと右側にKeepのマークがあります。
でこれをクリックするとGmailの横にKeepが開きます。
ここで例えば企業名を検索すると検索結果が表示されるので
これでメールが打ててしまうわけです。
Keepで名刺データをぼんぼん放り込んで、それをそのままGmailでも使う。
GWSのアプリは一事が万事こんな感じで、あらゆるアプリがシームレスに連携します。
Gmailの横にはTodoもありますが、Mailをドラッグアンドドロップする事でTodoも作れるし、そのTodoで期限設定すると自動でカレンダーに登録までされます。
業務マニュアルを作るのに文章で書くのが難しかったら
youtubeに作業動画をアップロードして、
それをSlidoに差し込むことも容易です。
これとおんなじことをM365でやろうと思ったら大変です。
TeamsにアップロードしたファイルはSharepointにあって、
そのバージョン違いがOneDriveとローカルとBOXにも存在する。
どれが最新で、どれをメンテすればよかったんだっけ？
というようなことがすぐ起きますが、それがGWSでは起きません。
あくまでファイルはGoogleドライブ上にあり、その共有リンクを様々な場所でシェアしているだけだからです。
権限を管理したかったら、ドライブにある原本に権限を付ければいいだけです。
また、検索機能の応用でファイルの中に社外秘などの文言があったら勝手にコンフィデンシャルにして、外部共有をできなくするなんてことまでやってくれます。
これはGoogleのゼロトラストの思想からきているのだと思います。
クラウドに上がっているデータがうっかり漏れちゃったよをGoogleが自動で止めます
という事ですね。
私はどっちも使って、仕事の仕方を根本から変えるのはGWSだなと思っているので
GWSを使っていますが、もちろんM365にも良い点はあります。
・Googleはアプリの入れ替えが激しいけど、MicrosoftはGoogleよりは長く維持してくれる傾向にある。
・ExcelやPowerpointの表現力はOfficeの方が圧倒的に上。SmartArtは超便利
等々
ただ、M365がこれから先どれだけ変化していったとしても、どうやってもGWSの様にはならないと思います。
それは、今までMicrosoftが持ってきたOfficeという強力な武器が逆に足かせになっている点（今更フルクラウドにはできない。開発コストがとんでもない額になる）や
Windowsという超強力なソリューションがあるだけに、フルクラウドに切り替えるデメリットが目立つ
などです。
ちょうど、ガラケーで世界を席巻した日本メーカーがスマホに切り替えられなかったのと似てると思います。
ただ、M365はガラケーとは違い、時代の変化に合わせて進化しているので
単純にGWSに淘汰されるという事はないと思います。
だから、M365を選ぶのかGWSを選ぶのか？
はどっちが優れているか？ではなく、何をしたいのか？
になるのだと思います。
これまでの業務の正統進化をしたい
というのであればM365だと思いますが、
仕事の仕方を根本から変えたい
のであればGWSだと思います。
ただ、これって会社で働いていると
グループウェアに精通して業務効率を上げるという事を会社が許してくれなかったりするので、実感できないんですよね(笑)
その工数どこにつけるの？みたいな話が出て。
なので、私の今の目標は
いわゆる大企業がそうやって旧態依然な働き方をしている内に
中小企業の皆さんの働き方を変えて、ゆくゆくは中小企業の方に
「へぇ～、●●（大企業）って立派な会社なのに、いまだにそんなことやってんだ～。
古いね(笑)」
と言ってもらいたいと思ってます(笑)
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