中小企業に最適なITソリューションって何？

今更ではありますが、リモートワークにも慣れてきて 気が付いたこともあるので備忘録的な内容になりますが 書いておこうと思います。 オールドノーマル時代より書類は増やす必要がある 何の話かというと、 リモートワーク下における会議（コミュニケーション）のしづらさ に関するお話です。 リモートワーク下において、よく言われる言葉として 「いつでも連絡してくれていいですよ～」 ですが(笑) 実際には 顔が見えないから声をかけづらいし 声をかけても反応がなかったり・・・・ 意思疎通に苦しんでいる人も多いのではないでしょうか。 会議でも、直接会ってる場合、目が合うと黙り込むのもエネルギーがいるので なんだかんだで話が始まったりしますが web会議でカメラオフとかだと、視線が自分に向けられているかどうかっていう問題を無視できるので 沈黙してても、名指しされない限りは沈黙を決め込むことが可能です。 だからと言って、カメラOnを強要すると、それはそれでまた別の問題が発生したり・・・・ じゃあ、そんな状況下で円滑にコミュニケーションを取ろうと思ったら エビデンス（物）ベースで語る必要があると思っています。 勿論、これだけでは解決しませんし 「そんなこと、リモートになる前から心がけてるよ」 という人もいると思いますが、この重要度が昔よりもさらに増しているというのを実感している今日この頃です。 私も、事前に資料は送っておく派だったのですが、 リモートワーク下においては、やった方がいい作業から、 やらなくてはいけない作業に格上げになった と思います。 今までは手ぶらでもいけた打ち合わせも、なんでもいいから物は持っていくようにしたほうがいいという感じです。 まず、物があると、 みんなの目がそれに集まる、もしくは集まっているという前提で話ができる。 これが結構大きいと思っていて、話す側も顔が見えない状態（誰がどこを見ているかわからない状態）では話しづらいですが、 仮にでもこの資料に目が集まっている状態と仮定できると話もしやすいです。 実際、こちらが資料を投影しているのに「見てません」ってなると「なんで？」ってなりますしね。 あとは説明する上で、今まで使えた目くばせや身振り手振りが使いづらいので それも資料に代わりにやってもらうことが出来ます。 資料がないにもない状態で画面真っ暗だと、 聞いて

IT資産の棚卸に近い話題ではありますが ファイルサーバーのメンテナンス これ、地味に大変で、おそらくどこの会社も「やり方の正解」というものを持っていない課題です。 この「ファイルサーバーのメンテナンス」をやらないとどういう事が起きるかというと ファイルサーバーのゴミ箱化 です。 おそらくこの記事を読んでいる人は皆さん 身に覚えがある というか実際に自社内で起きていると思います。 ファイルサーバーや、クラウドストレージ、今は様々な形のファイル格納場所がありますが、おそらく全容を把握できている人は社内のどこにもおらず わかっていたとしても、自部署の限られた範囲の中だけ。 一般的には自部署の中もよくわからん という状況になっている会社は多いかと思います。 下手すると ファイルサーバーにあるのかクラウドストレージにあるのかわからない というか、そもそもファイルサーバーとクラウドストレージってどういう使い分けになってるんだっけ？ と思ってる人も多いかもしれません。 ただ、安心してください。 というのもおかしな話ですが、これはどこの会社でも起きています。 会社の規模の大小を問わず発生しています。 私は今まで、様々な規模感の会社に所属してきましたが、この問題はファイルサーバーを持っている会社、全共通の話題です。 ゴミ箱化してしまうとどういう問題が起きるかというと 探しているファイルがどこにあるのかわからない。というか存在するのかもわからない 自分が見てるファイルが最新版なのかわからない いらないファイルが容量を圧迫して、コストがかかる バックアップに異常に時間がかかる 等々です。 そして、どうしてこんなことになっているかというと 後で使うかもしれないからファイルサーバーにあげておこう このファイルみんなに共有しておいた方がいいだろうから、アップしていこう（実は最新版が他の場所にある） 今のフォルダ構成だと適切な場所がないからフォルダを新しく作っておこう と、各人が思ってじゃんじゃん作ったりアップしたりするから起こっています。 この話をもう少し掘り進めると 例えば「自社にチャットボットを導入したい！」 と思った場合、 一番最初にチャットボットにやってほしいこととしては、どこに何があるか答えてほしい。といった類の期待をすると思いますが、 これはAIがファイルサーバーをぎゅーん

ちょっと前回の記事と内容が重複する部分があるのですが 棚卸をするべき資産という意味で切り口を変えて書いてみます。 あわせて読みたい 情報システム部門を持っていない中小企業に向け て 自社にIT資産がどれだけあって、 それにどれだけのコストがかかっていて、 いつ費用が発生しているのか？ 契約期間のスパンはどうなっているのか？ こういった情報をしっかり把握している会社は 企業の規模感を問わず、意外と少ないです。 大企業の場合 資産が大量にあるので、誰かが把握しているだろうとは思いつつも、別に自分じゃなくていいだろうと思って、情報が分散。 いざ、棚卸しようとすると、まずそれを知っている人を探すのに時間がかかる。 中小企業の場合 請求されているものが必要なものなのだろうとは思いつつも、その中身の意味が分からないので とりあえずベンダーを信用して放置 というように、理由はそれぞれですが 結果として把握できていないという所は変わりません。 大企業や情報システム部門をもっている企業の場合は 担当者に確認をしてもらえれば 時間がかかるでしょうが、おそらく答えは出ると思います。 ただ、ここでいう「時間がかかる」は経営者の皆さんが思っているよりも遥かにかかるので、心しましょう。 中小企業の場合の問題は請求されているもののサービス内容が よくわからない という所です。 この「よくわからない」は その金額が妥当なものなのか？ 必要ないサービスまで買っていないか？ など様々な弊害を呼んでしまいます。 例えば、あるソフトウェアを使っていたとします。 当時社員は100名いたのでライセンスを100買っていたのですが 数年経つうちに必要なライセンスの数は80まで減りました。 こういった場合、企業側から「ライセンス数を80にする」 というアクションを取らない限り、ベンダー側から「80にした方がいいですよ」なんてアナウンスは来ないので、ずっと100ライセンス分のお金を払い続けることになります。 （しかし、ライセンスが100から1でも超えると、追加しろというアナウンスは来ます・・・） サービスの内容がわかっていないと、本当は80ライセンスで問題なくなっているのに、それに気づかない為、20ライセンス分 余分に払っているという事にすら気が付かない という事も起こりえます。 他にも あるソフトウェアはOffi