とっても大変なファイルサーバーのメンテナンス
IT資産の棚卸に近い話題ではありますが
これ、地味に大変で、おそらくどこの会社も「やり方の正解」というものを持っていない課題です。
この「ファイルサーバーのメンテナンス」をやらないとどういう事が起きるかというと
ファイルサーバーのゴミ箱化
です。
おそらくこの記事を読んでいる人は皆さん
身に覚えがある
というか実際に自社内で起きていると思います。
ファイルサーバーや、クラウドストレージ、今は様々な形のファイル格納場所がありますが、おそらく全容を把握できている人は社内のどこにもおらず
わかっていたとしても、自部署の限られた範囲の中だけ。
一般的には自部署の中もよくわからん
という状況になっている会社は多いかと思います。
下手すると
ファイルサーバーにあるのかクラウドストレージにあるのかわからない
というか、そもそもファイルサーバーとクラウドストレージってどういう使い分けになってるんだっけ？
と思ってる人も多いかもしれません。
ただ、安心してください。
というのもおかしな話ですが、これはどこの会社でも起きています。
会社の規模の大小を問わず発生しています。
私は今まで、様々な規模感の会社に所属してきましたが、この問題はファイルサーバーを持っている会社、全共通の話題です。
ゴミ箱化してしまうとどういう問題が起きるかというと
探しているファイルがどこにあるのかわからない。というか存在するのかもわからない
自分が見てるファイルが最新版なのかわからない
いらないファイルが容量を圧迫して、コストがかかる
バックアップに異常に時間がかかる
等々です。
そして、どうしてこんなことになっているかというと
後で使うかもしれないからファイルサーバーにあげておこう
このファイルみんなに共有しておいた方がいいだろうから、アップしていこう（実は最新版が他の場所にある）
今のフォルダ構成だと適切な場所がないからフォルダを新しく作っておこう
と、各人が思ってじゃんじゃん作ったりアップしたりするから起こっています。
この話をもう少し掘り進めると
例えば「自社にチャットボットを導入したい！」
と思った場合、
一番最初にチャットボットにやってほしいこととしては、どこに何があるか答えてほしい。といった類の期待をすると思いますが、
これはAIがファイルサーバーをぎゅーんと調査して勝手に答えたりはしてくれません。
ITに明るくない方にはAIが全部やってくれると勘違いしてる方もまだまだいらっしゃいます。
まずはファイルサーバーの棚卸をして、どこに何があるとチャットボットにきちんと設定して、はじめて答えてくれるようになるので、
チャットボットに答えてもらうためには、自分で頑張ってサーバーを整理するという生みの苦しみを味わわなければなりません。
なので、チャットボットといったものを導入するにも
ファイルサーバーがゴミ箱化していてはできませんし
もちろん、チャットボットを導入した後も、
チャットボットがファイルサーバーの整理をしてくれたりはしませんので
不断のメンテが必要になります。
じゃあ、このゴミ箱化はどうやったら防げるの？
という問題ですが、結論から言うと防げません(笑)
いや、防ぐ方法はもちろんあるんですが
それはもう管理者を置く
しかないんですね。
ただ、ファイルサーバーの管理者といういわゆる作業的なタスクを
お願いされる方も嫌ですし、お願いする方もそんなことに時間を使ってほしくない
と思っていたりするので、管理者を置かない会社が大半です。
その結果、ゴミ箱化は進むんですが
ただ、ファイルが見つからないとか、最新版がどこかわからないとかって
地味に従業員の時間をつぶしていくんですね・・・
個人的にはそれをタスクとして誰にかにやってもらった方が
全体最適という観点では結構大事だとおもっています。
なので、私が一緒にお仕事をさせていただいている企業様に対しては
ファイルサーバーの管理は大事だし、管理者は置いたほうがいいですよ
結果的に時間短縮になります。
という話をさせていただいています。
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