システム導入前に必ずやるべき2つのこと:中小企業が失敗しないための方法

中小企業にとって、業務効率化や生産性向上を目的としたシステム導入は、成長の鍵となる重要な取り組みです。
しかし、実際に導入を進める前に、十分な準備や検討が不足していると、期待した成果を得られず、時間やコストの無駄になってしまう可能性があります。

今回は、中小企業がシステム導入前に必ずやるべき2つのことと、陥りやすい落とし穴について解説します。

1. 自分たちが何をしたいのかを明確にする

システム導入の目的は、企業によって様々です。売上向上、業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上など、具体的な目標を明確にすることが最初のステップとなります。

よくある失敗例として、

  • 目的が曖昧なまま導入を進めてしまう: 「なんとなく業務を効率化したい」「他社が導入しているから」といった理由でシステムを導入しても、具体的な効果測定が難しく、結果的に失敗に終わる可能性が高くなります。
  • 理想の機能を求めすぎる: システムに過剰な期待を抱き、実現不可能な機能を求めると、導入コストが膨らんだり、開発期間が長引いたりするなど、プロジェクトが頓挫するリスクがあります。

目的を明確にするためには、

  • 現状の課題を洗い出す: 現在の業務フローや問題点を分析し、システム導入によって解決すべき課題を明確にすることが重要です。
  • 数値目標を設定する: 目的達成のための具体的な数値目標を設定することで、導入効果を客観的に評価できるようになります。
  • 優先順位をつける: 複数の課題や目標がある場合は、優先順位を決め、段階的にシステム導入を進めることが効率的です。

2. 自分たちが普段何をしているのかを明確にする

システム導入を成功させるためには、自分たちの業務内容を正確に把握し、システムに反映させる必要があります。

よくある失敗例として、

  • 業務フローが整理されていない: 複雑な業務フローや属人的な業務が多いと、システム開発が難航したり、導入後に混乱が生じたりする可能性があります。
  • 必要なデータが明確でない: システムに蓄積するデータや出力する帳票など、必要な情報を事前に洗い出しておかないと、導入後に機能不足に陥るリスクがあります。

業務内容を明確にするためには、

  • 業務フローを可視化する: 業務の流れや担当者、使用する書類などを図解することで、業務全体を俯瞰的に捉えることができます。
  • 帳票やデータの洗い出し: 業務で使用する帳票や必要なデータの種類、項目、出力方法などを明確にすることが重要です。
  • 業務ルールや例外処理の整理: 業務におけるルールや例外処理の方法を明確にすることで、システム開発の精度を上げることができます。


中小企業とベンダーの意識の差

中小企業がシステム導入を検討する際には、ベンダーとのコミュニケーションも重要です。しかし、中小企業とベンダーの間には、以下のような意識の差が生じることがあります。

  • ユーザー側(導入する側)の思い

自分たちの行っている業務をちゃんと再現できるシステムを導入したい

出来るだけ導入前に見極めてから導入を決定したい

  • ベンダー側(システムを 提供する側)の思い

システムを買ってくれるお客様に対してしっかり営業したい

買ってくれるかどうか分からない見込み客には時間を割きたくない

システムを作ってくれるお客様に対して、しっかり営業したい

この意識の差から、ユーザー側が「少しだけカスタマイズしてくれないか」と要望しても、ベンダー側からは「無料トライアルなので、個別要件に対応するカスタマイズはしません」という回答が返ってくる可能性があります。

これは、ベンダー側にとって、個別要件への対応は技術者の人件費などのコスト増につながるため、導入の可能性が低い見込み客に対しては、積極的な対応が難しいという事情があるためです。

無駄なトライアル期間を避けるために

このような事態を避けるためには、ユーザー側がしっかりと準備を行い、ベンダーとのコミュニケーションを円滑に進めることが重要です。

  • RFP(提案依頼書)の作成: システム導入の目的や要件、予算などを明確にしたRFPを作成し、複数のベンダーに提案を依頼することで、自社に最適なシステムとベンダーを選ぶことができます。
  • 業務分析の徹底: 自社の業務内容をしっかりと分析し、システムに反映させるべき情報を明確にすることで、ベンダーとの認識のズレを防ぐことができます。
  • コミュニケーションを密に取る: ベンダーと定期的にコミュニケーションを取り、疑問点や要望を伝えることで、システム開発の精度を上げることができます。

中小企業にとって、システム導入は大きな投資です。失敗しないためには、導入前にしっかりと準備を行い、自社の業務内容や目標を明確にすることが重要です。
また、ベンダーとのコミュニケーションを密に取り、相互理解を深めることで、円滑なシステム導入を実現することができます。


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