中小企業がIT導入で得られるメリットとは？～コスト削減だけじゃない！働き方改革にも貢献～

中小企業の経営者にとって、IT導入は常に検討課題の一つではないでしょうか。
しかし、具体的にどのようなメリットがあるのか、導入コストに見合った効果が得られるのか、疑問を持つ方も多いかもしれません。

この記事では、中小企業がIT導入で得られるメリットを、コスト削減という側面だけでなく、働き方改革や業務効率化といった視点からも解説します。
IT導入を迷っている経営者の方は、ぜひ参考にしてください。

IT導入が進まない理由

中小企業におけるIT導入が進まない理由の一つとして、「IT導入のメリットが明確でない」という点が挙げられます。

ITベンダーの提案も、専門用語が多く、具体的に業務がどう改善されるのかイメージしづらい場合があります。また、導入後の運用方法やサポート体制が不透明なことも、不安材料となるでしょう。

そこで、まずは中小企業がIT導入で得られるメリットを、大きな視点で捉えてみましょう。

• クラウドサービス導入のメリット
  IT導入の中でも、代表的なものがクラウドサービスの活用です。クラウドサービスは、物理的な場所に縛られずに利用できることが最大のメリットです。

1. 場所を選ばない働き方を実現
   テレワークやモバイルワークなど、場所を選ばない働き方を実現できます。オフィスに出社しなくても、自宅や移動中でも業務を進められるため、生産性の向上やワークライフバランスの改善が期待できます。
2. 事業継続性の向上
   災害や感染症の流行など、予期せぬ事態が発生しても、事業を継続しやすくなります。クラウドサービスは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、オフィスが利用できない場合でも業務を止めずに済みます。
3. トップセールスマンである社長の情報共有
   中小企業の場合、社長自身がトップセールスマンとして活躍しているケースも多く見られます。しかし、社長が常に外出している場合、顧客情報や受注情報などが共有されず、業務が滞ってしまうことがあります。
   クラウドサービスを活用すれば、社長の行動予定や顧客情報などをリアルタイムで共有できるため、社長が不在でもスムーズに業務を進められます。
4. ITインフラの初期投資・運用コスト削減
   従来のオンプレミス型サーバーと比較して、クラウドサーバーは初期投資や運用コストを抑えることができます。サーバーの設置やメンテナンスを自社で行う必要がないため、IT専任の担当者を配置しなくても運用可能です。
5. やめやすい
   高額な物理サーバーを導入してしまうと、簡単にシステムを変更したり、運用を中止したりすることができません。一方、クラウドサービスは比較的簡単に解約できるため、気軽に導入しやすく、合わなければすぐにやめられるのもメリットです。

• ペーパーレス化・電子化のメリット
  IT導入と合わせて検討したいのが、ペーパーレス化や電子化です。

1. 紙の保管スペースを削減
   紙の書類は保管スペースを圧迫するだけでなく、必要な書類を探す手間もかかります。電子化すれば、書類の検索や共有が容易になり、業務効率が大幅に改善されます。
2. 情報共有と意思決定の迅速化
   紙の書類では、情報共有や承認作業に時間がかかってしまいます。電子化すれば、関係者間でスムーズに情報共有できるため、意思決定のスピードアップが期待できます。
3. 業務プロセスの自動化
   電子化されたデータは、各種ツールと連携して業務プロセスを自動化できます。例えば、受注データの入力から請求書発行までを自動化することで、事務作業の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
4. トップセールスマンである社長とのコミュニケーション円滑化
   外出の多い社長と連絡を取りたい場合、電話やメールではタイムラグが生じてしまいます。クラウドサービスやチャットツールを活用すれば、社長の状況を把握しやすく、必要な情報を迅速に共有できるようになります。

まとめ

IT導入は、コスト削減だけでなく、働き方改革や業務効率化など、中小企業の成長に欠かせない要素です。IT導入を検討する際には、自社の課題やニーズを明確にし、最適なサービスを選択することが重要です。

今回紹介したメリットを参考に、IT導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。